【介護現場をシステム化で支援】送迎から施設利用まで情報を一元管理

業務の課題や目標は？

介護者の配送計画や介護施設のベッドの空き情報の情報管理がシステム化されていなかったため、計画の作成に非常に多くの時間を要していました。

送迎計画の合理化

これまで送迎のための計画作成まで１日程度の時間がかかり、属人的な状態になっていたという課題がありました。また、送迎中のドライバーに対して急な連絡を電話でとってため、ルートの変更やスケジュールの変更を伝えることが困難でした。

施設予約手続きの簡素化

施設の空き状況を共有サーバーにあるファイルにアクセスして資料を閲覧する体制だっため、情報の更新や確認に時間がかかっておりました。そのため、施設利用の予約手続きや施設管理台帳の作成も遅れが出ていました。また、介護施設の職員の大多数はシステム利用の経験が少なく、複雑な操作や設定などが困難であり、忙しい業務時間内にシステムの操作を覚えることは難しいという課題がありました。

課題解決に向けて

介護施設のすべての職員がシステムの利用をしてもらえるように、直感的で分かりやすい操作性に拘ったシステム開発を行いました。ドラッグ＆ドロップによる操作だけで一連の送迎や施設利用の計画が作成が完結できるようにし、一画面で必要な情報が確認できる画面レイアウトを実現しました。

また、介護施設への送迎中のドライバーに対しては、専用スマートフォンアプリから送迎情報や送迎ルートの変更を視覚的に分かりやすく伝える機能を搭載しました。

これらの機能によって、順調なシステムの移行と業務効率化を目指しました。

システム導入効果

• 送迎計画の作成が1日から1時間になり、作業効率が飛躍的に向上しました。
• 送迎中のドライバーに対して、短時間で正確な情報を伝えられるようになったため、コミュニケーションの齟齬によるミスが減少しました。
• 施設の空き情報がリアルタイムで管理されており、一つの画面から必要な全ての情報を確認することが可能なため、迅速な問い合わせ応対が実現できました。
• 施設職員同士での情報共有も円滑になり、利用計画の作成時間が短縮されました。